What is the difference between a Notary Public and a Commissioner for Oaths in Malaysia?

A Commissioner for Oaths (Pesuruhjaya Sumpah) is appointed by the Chief Justice under the Commissioners for Oaths Rules 2018 to take oaths, affirmations, and statutory declarations for use in Malaysia. A Notary Public is appointed under the Notaries Public Act 1959 to notarise documents intended for use abroad, including for foreign embassies, overseas courts, and cross-border transactions. Their powers and typical use cases do not fully overlap.

When do I need a Notary Public instead of a Commissioner for Oaths?

You usually need a Notary Public when a foreign authority, embassy, overseas bank, or court requires a notarised document - for example a power of attorney signed in Malaysia for use overseas, company papers for a foreign registry, or certified copies for international filing. For a domestic statutory declaration, affidavit for a Malaysian court, or local oath, a Commissioner for Oaths is the correct officer.

Is every lawyer automatically a Commissioner for Oaths or Notary Public?

No. An advocate and solicitor is not automatically either. Appointment as a Commissioner for Oaths is separate and typically requires substantial practice experience before an application to the Chief Justice. Notary Public appointments are also limited and separate. Always confirm the officer’s current appointment before you attend.

Can a Commissioner for Oaths issue a certified true copy?

No. Commissioners for Oaths are not authorised to issue certified true copies. For domestic certified copies you generally need a practising advocate and solicitor. For documents going overseas, notarisation by a Notary Public (and sometimes further legalisation or apostille) may be required instead.

Notaris vs Pesuruhjaya Sumpah: Bila Perlu Yang Mana

Notaris awam (Notary Public) dan Pesuruhjaya Sumpah (Commissioner for Oaths) ialah dua jawatan berasingan dalam sistem undang-undang Malaysia. Kedua-duanya mengesahkan dokumen, tetapi skop kuasa, undang-undang induk, dan tujuan penggunaan dokumen tidak sama. Salah pilih pegawai boleh menyebabkan kedutaan, bank luar negara, atau pejabat tanah menolak dokumen anda.

PeguamOnline ialah direktori tidak rasmi. Maklumat di sini bersifat am dan bukan nasihat guaman. Semak penafian kami sebelum bertindak.

Apa Itu Pesuruhjaya Sumpah

Pesuruhjaya Sumpah dilantik oleh Ketua Hakim Negara di bawah Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018. Tugas utamanya ialah menerima sumpah, pengakuan (affirmation), dan akuan berkanun untuk kegunaan dalam Malaysia.

Dokumen biasa yang dibawa kepada Pesuruhjaya Sumpah:

Akuan berkanun (statutory declaration) kehilangan dokumen, pertukaran nama, atau status perkahwinan
Afidavit untuk mahkamah sivil atau proses domestik
Penyaksian tandatangan dokumen tempatan yang memerlukan sumpah atau pengakuan

Bayaran rasmi ditetapkan dalam Jadual Kedua Kaedah 2018. Untuk akuan berkanun, kadar rasmi ialah RM10 setiap akuan. Pesuruhjaya Sumpah tidak boleh mengenakan bayaran melebihi kadar yang ditetapkan. Panduan lokasi dan bayaran ada di Pesuruhjaya Sumpah Malaysia.

Peguam bela dan peguam cara tidak menjadi Pesuruhjaya Sumpah secara automatik. Calon biasanya perlu pengalaman amalan yang mencukupi sebelum memohon perlantikan. Anda boleh jumpa mereka di mahkamah atau pejabat firma guaman.

Apa Itu Notaris Awam (Notary Public)

Notaris awam dilantik di bawah Akta Notari Awam 1959 (Notaries Public Act 1959). Peranan utamanya ialah mengesahkan dokumen untuk kegunaan antarabangsa - kedutaan asing, mahkamah luar negara, bank luar, atau pendaftaran syarikat di luar Malaysia.

Contoh situasi yang lazim memerlukan notaris:

Surat kuasa wakil ditandatangani di Malaysia untuk digunakan di luar negara
Dokumen syarikat atau pengesahan tandatangan untuk pihak berkuasa asing
Salinan dokumen yang perlu dinotarisasi sebelum legalisasi atau apostille
Pengesahan identiti dan tandatangan untuk transaksi rentas negara

Jumlah Notary Public di Malaysia terhad berbanding Pesuruhjaya Sumpah. Fi notarisasi tidak ditetapkan pada kadar RM10 yang sama seperti akuan berkanun; ia bergantung kepada jenis dokumen dan amalan pejabat. Tanya anggaran sebelum anda temujanji.

Perbandingan Ringkas

Aspek	Pesuruhjaya Sumpah	Notaris Awam
Undang-undang	Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018	Akta Notari Awam 1959
Pelantikan	Ketua Hakim Negara	Pelantikan notaris (terhad)
Penggunaan tipikal	Dalam Malaysia	Luar negara / antarabangsa
Contoh dokumen	Akuan berkanun, afidavit tempatan	PA luar negara, dokumen kedutaan
Salinan diakui sah	Tidak dibenarkan	Boleh dalam skop notarisasi
Ketersediaan	Mahkamah dan banyak firma	Lebih terhad

Bila Perlu Pesuruhjaya Sumpah

Pilih Pesuruhjaya Sumpah jika dokumen anda akan digunakan di dalam Malaysia. Contohnya:

Anda hilang kad pengenalan atau pasport dan perlu akuan berkanun untuk ganti dokumen
Mahkamah atau agensi kerajaan Malaysia meminta afidavit atau akuan di bawah sumpah
Anda menyaksikan fakta untuk permohonan tempatan (kerja kerajaan, insurans, atau urusan bank domestik)
Anda menandatangani dokumen tempatan yang memerlukan pengesahan sumpah, bukan notarisasi antarabangsa

Untuk proses akuan berkanun langkah demi langkah, baca panduan akuan bersumpah / statutory declaration.

Bila Perlu Notaris Awam

Pilih notaris jika penerima dokumen berada di luar Malaysia atau jelas meminta “notarised” / “notarized” document. Situasi biasa:

Anda di Malaysia tetapi perlu menandatangani kuasa wakil supaya seseorang di luar negara boleh jual atau urus harta atas nama anda
Kedutaan asing meminta dokumen dinotarisasi sebelum visa, kewarganegaraan, atau urusan konsular
Bank atau peguam luar negara menolak akuan berkanun tempatan semata-mata dan mahu notarial certificate
Dokumen perlu melalui legalisasi lanjut (contohnya pengesahan Kementerian Luar atau apostille, bergantung kepada negara penerima)

Jika anda tidak pasti negara penerima menerima format apa, tanya pihak penerima dulu - “notarised” dan “commissioned before a commissioner for oaths” bukan perkara yang sama.

Kesalahan Lazim

Menggunakan Pesuruhjaya Sumpah untuk dokumen luar negara. Banyak kedutaan akan menolak akuan berkanun tempatan jika mereka meminta notarisasi. Anda terpaksa ulang proses dengan Notary Public.

Menganggap semua peguam boleh notaris atau sumpah. Semak pelantikan semasa. Nama “peguam” sahaja tidak bermaksud dia Pesuruhjaya Sumpah atau Notary Public.

Menandatangani dokumen sebelum jumpa pegawai. Untuk akuan berkanun dan kebanyakan pengesahan, anda mesti tandatangan di hadapan pegawai yang berkenaan, dengan dokumen pengenalan asal.

Mengharapkan Pesuruhjaya Sumpah buat certified true copy. Kuasa itu bukan lagi dalam bidang mereka. Untuk salinan diakui sah dalam urusan domestik, berjumpa peguam praktis. Untuk luar negara, tanya sama ada notarisasi diperlukan.

Mengabaikan langkah selepas notaris. Sesetengah negara mahu apostille atau legalisasi tambahan selepas notarisasi. Tanya kedutaan atau peguam di negara penerima.

Kaitan dengan Hartanah dan Kuasa Wakil

Dalam urusan hartanah, pembeli atau penjual yang berada di luar negara sering menggunakan surat kuasa wakil supaya peguam atau ahli keluarga di Malaysia boleh menandatangani SPA atau dokumen pindah milik. Jika PA itu ditandatangani di Malaysia untuk digunakan di luar negara - atau ditandatangani di luar negara untuk digunakan di Malaysia - keperluan notarisasi, pengesahan kedutaan, dan pendaftaran di Pejabat Tanah boleh berbeza. Firma hartanah biasanya menyelaraskan format yang diterima Pejabat Tanah.

Untuk pertikaian dokumen atau afidavit dalam kes sivil, rujuk juga bidang penyelesaian pertikaian.

Cara Pilih Dengan Betul

Tanya tiga soalan ringkas:

Di mana dokumen akan digunakan? Dalam Malaysia → cenderung Pesuruhjaya Sumpah. Luar negara → cenderung Notary Public.
Apa yang diminta secara bertulis? “Statutory declaration” atau “affidavit” tempatan biasanya Pesuruhjaya Sumpah. “Notarised” atau “notarized” biasanya Notary Public.
Adakah salinan diakui sah diperlukan? Bukan Pesuruhjaya Sumpah - peguam atau notaris mengikut tujuan dokumen.

Bawa kad pengenalan asal, dokumen lengkap (jangan tandatangan awal jika diminta tandatangan di hadapan pegawai), dan salinan arahan daripada pihak yang meminta dokumen.

Dokumen Yang Kerap Dicampuradukkan

Tiga dokumen ini sering disalah anggap sama:

Akuan berkanun - kenyataan fakta di bawah Akta 1960, biasanya di hadapan Pesuruhjaya Sumpah untuk kegunaan tempatan
Afidavit mahkamah - kenyataan untuk fail mahkamah; ikut kaedah mahkamah dan arahan peguam
Sijil notarial / notarisasi - pengesahan oleh Notary Public, biasanya untuk pihak luar negara

Jika anda hanya perlu SD kehilangan dokumen dalam Malaysia, notaris jarang diperlukan. Jika kedutaan meminta “notarised copy”, Pesuruhjaya Sumpah biasanya tidak mencukupi.

Cari Pegawai atau Peguam

Pesuruhjaya Sumpah boleh dijumpai di mahkamah atau pejabat peguam. Lihat panduan Pesuruhjaya Sumpah. Untuk transaksi yang melibatkan notarisasi, kuasa wakil, atau semakan kontrak, cari firma di direktori lokasi atau hubungi kami jika anda ingin kemaskini maklumat firma.

Padankan pegawai dengan tempat dokumen akan digunakan: Pesuruhjaya Sumpah untuk sumpah dan akuan dalam Malaysia; Notary Public untuk pengesahan yang ditujukan ke luar negara.